

	     ****** 怎樣善用時間 ******


譯：黃驤

這一位職業管理顧問說，任何人都不缺少時間，他們只是不能有效地加以利用。他的建
議是：建立一個合理的目標，遵守自己規定的優先程序，不要為沒有做完一切事情而負
疚自責。

問：拉肯先生，美國是不是一個浪費時間的國家？

答：是的。大多數人雖然好像很忙，卻都浪費了百分之八十的時間。為了做許多不相干
的事情，他們擾亂了自己的生活。他們不了解為甚麼沒有時間做他們真正喜歡做的事情
。

事實上時間並不缺少。我們每個禮拜必須活一百六十八個小時。我們有充分的時間來做
我們想做的事情。

問：那為甚麼有那麼多人抱怨時間不夠？

答：那是由於他們不知道怎樣利用時間。我發現許多人有三個主要的時間問題：

第一，有許多人不知道他們這一輩子想做甚麼事。他們也許有一個堅定的志向，但是在
私人生活中卻隨俗浮沉，既沒有定一個目標，也沒有定一個優先程序。除非他們為整個
生命擬定一個優先程序，他們絕不會利用時間。

第二，有些人知道他們想做甚麼，但是卻不知道怎樣才能達到那個目標。那個目標好像
遠在天邊，每天向著那個目標做幾分鐘工作好像沒有甚麼價值。

第三，有些人知道他們的目標是甚麼，也知道怎樣達到他們的目標，但是他們卻因循自
誤。著手做重要的事情可能必須做一些從來沒有做過的工作，或者要改變生活方式～～
那都不是容易做的事情。

例如，我有一個顧客，原是一個工程師，他由於成績優良，破格升任工程部門的經理。
但是他起初做得並不出色。我發現他對新職不能勝任愉快的理由，是因為他沒有擺脫掉
親自做技術工作的舊習慣。他並沒有勻出足夠的時間來訓練和激勵他的部屬。

他逐漸放棄了他的「自己做」的習慣。每當他在做一個工程專家的工作的時候，他總要
詢問自己：『目前怎樣才能善用我的時間？』後來他終於把他的舊任務改變成做一個經
理的新任務。

問：你怎樣勸別人控制時間？

答：在我主持的顧問事務所裏，我常請我的主顧寫出三個問題的答案：①你這一輩子的
目標是甚麼？②以後的五年你打算怎樣度過？③如果你知道你將在六個月後被雷電擊斃
，你打算怎樣度過這半年時光？

這三個問題雖很特別，卻極為重要。這些問題曾引出一些出人意料的答案。有些肯忠實
地回答問題的人，通常會辭去現職，另謀他就，或另創事業。時間和生命是不能分開的
，兩者其實是一樣東西。如果你在不能勝任或感到不滿的工作上浪費時間，等於也在浪
費生命。

問：如果有人依照你的建議，寫下他的生命目標，辭去現職而找不到新職，你豈不是要
負很大的責任？

答：我的三個問題很有威力～～有時會擾動人心。但是我認為每個人應該為他或她自己
的生命負責。在決定終身目標的時候，每個人都應該合乎理性，並且評估他自己的能力
和缺點。如果你只有五英尺兩英寸高，而想長到七英尺高，並不會得到好結果。我絕不
會勸人先辭職，再另謀他就﹔最好是從現職另換一個職位。

不過，你在決定一個終身目標以後，還要策定一個能達到這種目標的行動計畫。這樣你
的行為才能積極。你會在比較短的時間裏做完你做慣的事情，你會提高辦事的效率。

我認識一個婦女，她在一家大公司裏工作，但是她想自己創業，她常常這樣想，但是她
卻從來不敢鼓起勇氣來實現理想。然後她開始認真地考慮前途，她說：『如果我想做我
真正想做的事情，我應該從現在開始。』她跟好幾個人商量，找到一個願意幫她創業的
人，辭去了現職。她掙扎了一年多，但是不久她的事業就逐漸發達，現在她已經僱用了
十幾個人。

* 知所先後 *

問：決定優先順序或知所先後是不是可以幫助我們在日常生活中節省時間？

答：是的。如果你問一個主管，他或她認為浪費時間的主要事情是甚麼，他們會告訴你
最浪費時間的事情是開會，被不速之客的訪問、電話、太多的文件、來請示的部屬等打
斷工作。我認為這些事情只是一些徵候，不是基本問題。有些從業人員根本沒有策定優
先程序。

如果有人對我說，打斷工作是一個問題，我會說：『很好。那麼你為甚麼不鎖上辦公室
的門，拆掉電話，來做完你的工作？』他們會這樣回答：『那是不可能的。在兩天以內
我就沒法辦通事情。我需要電話。我需要跟部屬和僱客晤談。』

他們一旦想到這一點，他們就會了解，他們的真正問題是接見了不該接見的人，或在跟
他們的目標無關的事情上浪費了太多的時間。主要的事情要分別優先：甚麼是重要的，
甚麼是次要的。

問：批閱文件也應該分先後嗎？

答：當然。把文件區別成甲乙丙三堆。最重要的部分放在甲堆，次要的部分放在乙堆，
優先最低的部分放在丙堆。

立即處理甲堆的文件，有時間再處理乙堆的文件。把丙類文件放在最下的抽屜裏（我管
它叫丙類抽屜），等有人問起的時候再處理。抽屜裝滿的時候，你會發現你可以毫無遺
憾地扔掉其中的大部分資料。

另一個規則：每次只能處理一項文件。對需要答復的來文或備忘錄，在你答復以前不要
把它擱在一邊。剛讀到一件來文的時候反應比較新鮮，答復比較容易。有時一時難下決
定，你也許必須暫時擱下這一件來文。在這種情形下，你必須做一點能夠幫助你處理來
文的事情，即使只是一些小事，如請一個部屬發表意見，或決定甚麼時候再考慮這個問
題等等。

問：你的甲乙丙制度也可以應用在日常工作方面嗎？

答：是的。我還有一條「80/20」規則。這條規則的意義是：『如果依照價值來衡量你做
的一切事情，百分之八十的價值將來自你做的百分之二十的事情。』

例如，把你今天想做完的十件事列出來，做兩件事情就可以產生百分之八十的價值。把
這兩件事找出來，歸入甲類，把它們做成。即使做這兩件事很費時間，但是你先處理它
們可以獲得較大的價值。如果今天很忙，你就是不做另外八件事，也許仍不會有多大的
害處。

問：你是否在為今日事不能今日畢而沮喪的人提出一個解決的方案？

答：是的。當我們知道「80/20」規則可以廣泛地應用在日常生活上的時候，我們會覺得
比較舒服。為了使人感到舒服，我要他們考慮下列幾項事實：百分之八十的電話是百分
之二十的打電話的人打來的。百分之八十的看電視時間花在百分之二十的節目上。百分
之八十的售貨收入來自百分之二十的顧客。百分之八十的晚餐重複地吃家庭菜單上百分
之二十的好菜。這張清單幾乎是開不完的，但是我發現上面四個例子足以使百分之八十
的人信服。

* 日常工作 *

問：每天早晨寫下一張待辦事件一覽表有沒有幫助？

答：有。只要那張表上能顯出甲乙丙的優先程序。許多人擬定了一張一覽表，但是他們
常常先做容易做的事情，以便很快的在表上畫掉這一項。到一天結束的時候，一覽表固
然短得多，但是重要的事情卻仍舊沒有做完。

在擬定每天的優先表的時候，必須要記住一件事。表上不但要列出在家裏或辦公室裏該
做的事情，還要列出能夠影響一個人的整個生命的優先項目。例如，任何一個為事業或
社交而日夜忙碌的人，也許會發現每天留半個小時來散步或運動以確保身體的健康，其
實跟別的任何事情一樣重要。

問：事業已經有成就而且相當有錢的人是不是還要列優先表？

答：是的。因為如果他們不列優先表，他們會做一些不必要的工作。他們不能從活動中
獲得百分之八十的價值。如果他們做得更聰敏而不是做得更辛苦，他們就有較多的空閒
時間出外旅行，打網球，讀書或做別的他們所愛好的事情。

問：怎樣決定工作的優先順序？

答：一個人在決定他的終身目標以後，我建議依照下列五點來決定日常工作中的優先順
序：

①這件工作跟你的目標有甚麼關係？如果沒有直接關係，就不要做它，或把它列入丙類
。

②它有沒有時間性？如果限期在禮拜五以前完成，就必須在禮拜五以前做成，否則就毫
無價值。

③誰在耗費你的時間？一個重要的顧客或家屬應該居先，偶然相識的人應該居後。

④你對工作的興趣如何？例如，你已經開了兩小時會議，幾分鐘內還要開另一個會。如
果你有選擇的餘地，你應用這幾分鐘來改變步調，譬如下樓去伸伸腿，或打一個電話去
安排社交的事情等等。

⑤工作的性質是甚麼？能不能跟別的事情合辦？也許你可以在下班前半小時內把它辦好
。如果你要出差，你也許可以就近辦理兩件別的室外工作。

問：你怎樣節省時間？

答：我喜歡把重要的工作列入我的檢查表，隨時檢查工作進度。我常常提醒我自己，任
何人都有時間來做重要的事情。如果事情確實很重要，我會勻出時間來做完。我常常為
我做的事情感到歡喜，我決不浪費時間來惋惜我沒有時間去做的事情。◆
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