                      *****新生接待指南*****

文：許天明

每一年的新生接待工作，似乎已成為同學會會長最艱鉅的任務，不僅是因為新生接待工
作重要，而且接待工作除了接機以外，還包括接機之前的人員安排與接機之後的安頓，
歷時長久，動員龐大，常常令外人無法想像。因此稍有責難，挫折感便格外深刻。
在這種背景下，一本分析新生接待的各項工作與流程圖的手冊便極有意義，其主要的目
的就在於減輕同學會會長的負擔。

為了達到這個目的，本篇遵循兩個中心理念撰寫：一為分工，一為制度化。

分工的主要意義，固然在於減輕同學會會長的負擔，但更重要的是使整個龐大的任務化
繁為簡，易於掌握，並且由於分項工作量較輕，使原本「怕怕」的同學較可能有勇氣參
與。例如，新生接待的工作可分工成五個項目：

１、接機前人員安排與協調聯絡
２、回台座談
３、接機及臨時住宿
４、新生安頓
５、新生訓練與迎新

上述工作，除了第一與第五項因工作性質需要，通常由同學會會長擔任外，其餘可以分
派給同學會幹部或同學負責。

本篇撰寫的第二個理念為制度化。由於新生接待制度化，後來的同學會會長不必分心去
重新撰寫新生歡迎函或新生手冊，而可以專注於照顧新生的需要，提昇服務的品質。
俗話說「好的開始是成功的一半」，留學就彷彿是另一生命的開始，而新生的接待工作
就像是產婆接生，平穩與否，對新生關係重大。因此如何在同學會的協助下，將這項重
要而艱鉅的工作順利完成，便是本篇主要目的。

壹、接機前人員安排與協調聯絡

一、主要工作
接機前的準備工作，可以說是整個新生接待工作的樞紐，因為各項工作負責人是否勝任
，彼此溝通是否良好，都會影響接待工作的進行；而新生出國前的準備是否充分，資訊
是否完整，在各種情境中是否知道如何應變，也都影響新生接待的品質。這就是本篇強
調新生歡迎函與回台座談會的原因。

由於該項工作，對內須負責各項人員之安排與協調，對外負責與外籍學生顧問，國際文
教處之聯絡，因此由同學會會長擔任較為合適。該項工作可細分為：

１、二月底以前：
⑴、物色三名同學，分別擔任回台座談、接機及臨時住宿與新生安頓負責人。
⑵、與回台座談負責人協調後，向台北市立圖書館申請國外留學生新生座談會場所（見
附表），並刊登在新生歡迎函。（本座談會完全免費，並由教育部國際文教處補助（包
括場地與茶點）；若有需要，文教處亦可提供留學資料或錄影帶，並可將座談會時間地
點刊於「留學生簡訊」。教育部國際文教處電話（○二）三九七～○七七二；傳真（○
二）三二二～五一八九。
⑶、準備新生歡迎函與新生上機備忘錄及其他重要文件（如宿舍申請表），送交外籍學
生顧問，請他們將這些文件連同入學許可寄給新生（或者請外籍學生顧問提供獲入學許
可之同學姓名與住址，由同學會寄發）。

２、七月底以前：
⑴、協調與聯絡各負責人工作進行情形。
⑵、收集需要接機之新生名單，包括由台灣直接寄達，以及向回台座談同學登記者。再
將這份名單交給接機及臨時住宿負責人，請其分配接機人員及住宿地點。

３、八月底以前：
⑴、繼續協調與聯絡接機及臨時住宿與新生安頓事宜。
⑵、準備新生訓練時出席之教授與學長，以提供新生之課業上的諮詢。

二、新生歡迎函

新生歡迎函的目的，在對獲得入學許可的同學，提供學校的整體印象，包括學校環境、
特色、中國同學會人數，以及新生在抵達前須注意的事項，例如氣候、交通、住宿等。
另外，新生歡迎函也負責提供新生出國前諮商的機會，例如回台座談會負責人聯絡住址
電話，與座談會時間地點，以及接機服務的說明。歡迎函的內容應至少包括下列事項：

１、學校與生活簡介：
⑴、環境與特色（可包括中國同學人數）。
⑵、氣候，並建議必備衣物。
⑶、住宿～～住學校宿舍或在外租屋，何者方便划算，又大概每月租金多少。如以住宿
舍較好，可附宿舍申請表格，並建議那棟宿舍較好。
⑷、交通～～校車是否方便，同學是否大都買車，以及考駕照之規定（如某些州可以國
際駕照，經筆試直接換照；某些州如無國際駕照，則須繳錢上課，才得考照）。
⑸、其他特別注意事項～～如是否須帶接種疫苗證明，體檢報告或者雪鞋等，或者建議
抵達日期，請新生不必太早來。

２、回台座談：
⑴、座談時間、地點。
⑵、座談負責人在台灣停留期間與聯絡住址電話。

３、接機注意事項：
⑴、建議抵達機場（如紐約地區有JFK,LAGUADIA及NEWARK三個機場，新生或許須換機，
但機票未必較貴）。
⑵、鼓勵結伴同行，其好處一可幫助新生早日彼此認識，途中互相照應，二可節省同學
會之接機人力，甚至做到兩校或多校聯合接機。
⑶、提醒新生若須接機，務請訂位後，立即將結伴同行之同學的中、英文姓名、性別、
航空公司、班次號碼、抵達時間與機場，告知同學會會長。
⑷、如須新生付接機汽油及停車費用，也務必於此時說明清楚。
⑸、向新生說明臨時住宿之情形，是打地舖或須付費，如新生攜眷同行，請其務必通知
同學會早做準備。
⑹、同學會會長之聯絡住址及電話。

４、其它：
⑴、鼓勵新生參加學校舉辦之新生訓練Orientation，（某些新生也許由親戚接機，未曾
與同學會聯絡，可利用新生訓練時加強聯繫）。
⑵、新生如須郵寄包裹，可寄達之學長姓名、住址。
⑶、緊急電話聯絡人。　
①、同學會聯絡人之姓名及電話。
②、學校之外籍學生顧問辦公室負責人之姓名及電話。
③、當地文化組電話。

三、新生搭機備忘錄

備忘錄的作用，在於提醒新生應隨身攜帶之重要文件，與赴美途中所可能遭遇的問題，
例如飛機誤點、未見椄機學長以及行李遺失等，及其應變措施。

１、上機前檢查隨身文件：
⑴、入學許可。
⑵、護照。
⑶、財力證明文件。
⑷、機票。
⑸、零錢(廿、十、五、一元）及銅板（廿五分）。
⑹、其他重要文件，如接種疫苗證明。

２、飛機誤點：
⑴、請航空公司或者自己打電話給接機負責人，通常航空公司會自動提供這項服務，但
有時必須自己要求。（記下接機負責人姓名、電話）
⑵如何打美國公共電話。

３、下飛機後：
⑴、沒有見到接機學長：
①、打電話給接機負責人。（接機負責人之姓名與電話）
②、計程車或其他交通工具、車資多少？
③、外籍學生顧問辦公室或文化組電話
④、其他注意事項，尤其在紐約JFK或其他大城市機場下機同學。
⑵、行李遺失：
①、到機場櫃台填行李遺失單(File a baggage-lost claim)
②、記下機場服務人的姓名及電話，以備日後詢問。

４、接機申請表：(見附表)
貳、回台座談會負責工作
回台座談會的目的，在於提供新生或有興趣進入該校就讀的學生較詳細的第一手資料，
使他們免於摸索浪費。而且藉著回台座談的機會，可多鼓勵新生結伴同行，也可替同學
會節省不少人力物力。我們分四階段來討論回台座談會應注意事項

一、回國前準備

１、與會長協調回台座談會時間地點，以刊登在新生歡迎函。
２、聯絡暑假回國同學及在台校友參加座談，使新生得有機會接觸到不同科系、住校與
不住校的意見。
３、準備詳細的學校介紹手冊、幻燈片、地鐵公車地圖以及課程時間表(pen book)。
４、準備同學通訊錄，以便回答新生想知道各系細節時，可以提供最佳人選。
５、準備一些新生歡迎函，給參加座談會的新生或者對學校有興趣的同學。

二、回國後，座談會前

１、回國後第一件事即是確認座談會時間地點。
２、聯絡出席座談的同學及在台校友，並告知座談會時間、地點。
３、與學術交流基金會、國際文教處及南陽街補習班聯絡，並張貼廣告。

三、座談會

１、發新生歡迎函。
２、學校與生活簡介。
３、接機事宜～～鼓勵新生結伴同行，與接機應注意事項。
４、回答問題。
５、請新生留下聯絡住址、電話、如已訂機位又須接機者，可於此時要求接機。
６、宣布在台聯絡人，停留時間與聯絡電話。

四、座談會後

１、座談後，如有可能，請一名回國度假同學，繼續回答新生問題
２、該同學也幫忙收集新生接機名單，包括中英文姓名、性別、飛機班次、抵達時間、
機場，再一起將該批資料帶回或傳真給同學會長。

參、接機及臨時住宿負責工作

接機及臨時住宿負責人最重要的工作，是找到足夠的同學接機，以及負責新生的臨時住
宿。另外，該負責人在新生抵達前，應和接機同學與提供住宿人員確認新生的抵達時間
。其工作可細分為下：

一、接機

１、從會長處獲得需要接機的新生資料，包括中英文姓名、性別、飛機班次、抵達時間
與機場，並將這些名單分配給接機人員。
２、由新生安頓負責人處，取得新生手冊，交給接機人員，請其轉給新生，使他們得早
日進入情況。
３、提醒接機人員在出發前打電話到航空公司確定班機抵達時間，以免因飛機誤點而在
機場苦等。
４、安排接機預備人員，主要責任為在家等電話，以備接機人員車子拋錨或其他緊急事
件。

二、臨時住宿

１、與提供臨時住宿同學確認新生抵達時間與人數。
２、確定新生已安全抵達臨時住宿處。
３、將抵達新生之資料轉交給新生安頓負責人，以方便其安排接待活動。

肆、新生安頓

一、主要工作
新生安頓的工作，乃負責新生抵達後，但在開學前所必須完成的事項。這些事項除了條
列在新生手冊外，可由一名老生帶領數位新生一起行動，以節省同學會的人力。要如此
做，就非得靠新生安頓負責人的協調工夫了。以下條列幾項新生在開學前應完成之事項
：

1、到銀行開戶，此時的任務乃將新生帶來的錢先安全存放起來，而非鉅細糜遺地向新生
解釋帳號的種類，支票填寫使用方法等事項，這些工作可以留待迎新時一起報告，以收
分工之效。
２、到外籍學生顧問處辦理報到手續。
３、找房子～～新生安頓負責人可事先收集房子出租的名單，再將這些名單轉交給接待
學長，如此可以加快新生找房子的速度，及早安頓。
４、安頓與申請電話～～新生安頓負責人的另一項工作，便是收集老生出售家具的消息
，使新生能夠立即安頓下來。安頓負責人還可幫助新生申請電話。
５、帶領新生認識學校環境，附近購物中心，郵局及交通工具等。
６、申請社會安全福利卡(Social Security Number)。
７、安排申請駕照有關筆試與路考。
８、協助新生與同系學長認識，並到系所報到，使新生在註冊開學前能了解開課課程與
系所的教授。

二、新生手冊

新生手冊的意義，在於提供新生各項應辦理事宜之指引，以及注意事項，以幫助新生學
習獨立生活。新生手冊內容可包括：

１、新生安頓負責人住址與電話，使新生即使獨立探索，也無後顧之憂，而且在遭遇困
難或有問題可以隨時有人諮商。
２、校園與學校附近簡圖各一張。
３、新生應知道的重要日子，包括學校的新生訓練、註冊、開學以及同學會迎新。
４、各院系願意提供資訊給新生的學長名單，使新生對註冊、上課能有進一步的諮詢對
象。
５、新生應辦理之事項，包括外籍學生顧問、銀行、電話申請、宿舍管理辦公室、社會
福利證、辦理駕照等之住址、電話及應注意事項。
６、新生暫住注意事項。許多新生在出國前可能未曾獨立生活，因此不懂得如何與人相
處。本注意事項，便在試圖減少新生與學長可能造成的不愉快。

三、新生暫住注意事項

許多新生在出國前可能未曾獨立生活，因此不懂如何與人相處，常將學長之接機與提供
暫住視為理所當然；再加以老生也常有忙碌與困難的時候，並非對新生的照顧都能面面
俱到，因此本來是件善事，卻常變成「為德不卒」，招致學長與新生間的不愉快。本注
意事項即在試圖減少類似衝突。

１、寄住學長家中，須注意學長家裏的清潔習慣（尤其是夫婦家），適度的幫忙作些家
務（如飯後洗碗，或幫忙煮炊等）必使雙方感到愉快。如學長不在，更須注意門戶安全
。
２、食的方面，儘可能和學長或其他新生一起搭伙，大家分擔伙食費與家務。另外速食
店或校園餐廳也可約幾名新生一起嘗試。
３、借用電話，請務必徵求學長同意，並且留下自己姓名，所撥電號碼與時間，以便日
後付電話費。但原則上勿佔用太久或次數太頻繁，可待自己安頓好且有了自己電話後，
再和朋友與家人詳談。
４、千萬別將學長家當成自己家，未經允許即開冰箱、音響、或者使用其它傢俱。
５、新生離去時應適度地「表示一下」，例如付接機汽油、停車費、與暫住幾天的費用
，即使老生並不接受。
６、贈送小禮物，真誠的表示感謝。

伍、新生訓練與迎新

一、主要工作

在新生訓練以前，新生應大抵安頓妥當，接下來最讓新生關心的應是有關學校及課業的
種種事宜。通常學校舉辦的新生訓練對於文化衝突，獎學金與工作等較一般的課題會請
專人演講，但對系所課程或與中國同學較有關的食衣住行則無法提及。因此，由新生訓
練到迎新期間，中國同學會可在這些方面多下工夫。

同學會可以利用新生訓練期間，邀請中國教授與學長對於課業方面做一個簡單的座談，
使新生在註冊前有一個簡單的概念，另外也可公布各系願意提供新生諮商的學長名單，
使新生知所詢問。

註冊開學以後，新生也有了一小段的留學體驗，此時舉辦迎新，並且由老生向新生傳承
生活經驗，可包括銀行、信用卡、醫療保險、交通、購物、眷屬活動等，新生必能欣然
接受。
另外，也可以利用迎新時請新生填寫報到卡與國內報紙申請表，以便更新同學會通訊錄
。

二、迎新時建議報告主題

傳統的迎新活動，主要以社交及聯誼為主題，但若能加入知識的傳承，想必能使迎新更
有意義，而且也可提昇新生參加的意願。
可以利用迎新活動前一小時，請學長報告下列六項主題，每個主題扼要報告，約十分鐘
。

１、銀行與信用卡～～選擇銀行、開戶(Saving and checking)，使用支票及自動提款卡
注意事項，及申請信用卡事宜。
２、醫療與保險～～學生個人保險種類、眷屬保險、生病受傷時該怎麼辦，申請保險理
賠的程序，以及緊急常用電話等。
３、交通工具～～地下鐵或公車系統（如紐約市），駕照、買車（如Blue book）、汽車
保險、停車、以及租車等。
４、購物與餐廳～～書籍、衣服、藥物、及日用品購物中心，如何檢便宜貨。(Garage Sa
les,Coupon)，以及價廉物美的餐廳及小費等事宜。
５、宿舍與休閒活動～～校內宿舍種類、價錢與規定，校外租屋應注意事項，以及附近
旅遊名勝。
６、眷屬～～眷屬進修與休閒活動，孕婦及福利等。◆
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