*****同學會活動的企畫與執行***** 文：張瑞菁 如果說組織、幹部是同學會的骨架，活動就是其血肉，用以聯繫同學之間的情誼。活動 辦得好，同學們的向心力自然會提高，對會務推展定有助力。 然而，活動的舉辦若沒有足夠的經費，勢必難以推展；同樣地，好活動若沒有適當的管 道加以宣傳，參與率必無法突破瓶頸。華府曾有同學會舉辦慶生會，參加者小貓兩、三 隻，壽星卻沒有出現，當場，唱歌不知誰人聽，那就真的糗大了！所以，這些要素互相 作用，缺一不可，其重要性不需贅言。 從參加活動，協助聯絡工作，到親身主辦活動，是先享受而後回饋的心路歷程。提筆為 文，希望能將個人經驗與同學分享，並鼓勵同學勇於參與。畢竟，飲水需思源，付出也 是另一種快樂的收穫。 本文將分別針對各型活動辦理時的企劃過程及注意事項加以探討，再進而討論費用的計 算與收取，以及如何使用有效的宣傳管道提昇出席意願。期能藉此給予舉辦活動者概略 性的參考，各同學會再依其人力物力及客觀條件加以靈活的運用，相信「辦活動」必不 再使人聽而生畏，裹足不前了。 壹、活動類型與企畫 不同的活動在舉辦時需考量的因素皆異。依性質予以分類，可以較有系統地規畫。會長 需在學期開始前召開幹部會議，討論學期之間想辦的活動，詢問幹部的分工情形及需要 的協助；最好能與活動部進行會前準備，擬出幾個可行方案，屆時可就其利弊予以討論 表決，免得天馬行空，反而沒有確切的結果出爐。一個有效率的幹部會議，除能推展會 務外，對提高會內工作士氣是大有幫助的。 由於在校內舉辦活動時，需考慮是否有適當的場地。會長應在接任後，迅速至校內管理 場地的單位辦理洽借的工作，且將時間訂下。一來，可免得開學後，想辦活動卻無場地 的苦惱；二來，由於時間、場地均已確定，減少了接辦同學的工作負擔，相信在遊說幹 部接辦時，定可增加說服力，並減少籌辦時的不少麻煩，達到事半功倍的效果。活動應 避免由會長或活動部長一人全包，可輪由不同的幹部當組頭，會內提供必要的資源，如 此一來，參與者皆可有付出且有所得，更可避免個人體力透支或彈性疲乏。 一、迎新送舊 好的開始是成功的一半，迎新是同學會開門首要大事，不可掉以輕心。首先要收集新生 名單，可透過International Students'Office、國內講習會、接機等管道廣加收集；或 請各系舊生至系辦公室查詢；或主動參與學校為外籍學生辦的Or ientation，擔任義工 並可散發資料。 其次要選擇適當的活動形態，如Pot-Luck餐會（既省錢又有趣）、茶會、烤肉活動等， 儘量能以小組方式進行，使新、舊生能藉此認識朋友、溝通問題、傳遞生活經驗，並在 活動時介紹同學會與幹部，安排老生就一些共同問題發表簡短的建議與心得，填寫會員 卡，散發會訊及與新生生活有關的資料或手冊，預告該學期的節目，並趁機刺激新生參 與會務及活動的意願。 由於此活動有經驗傳承的意義，在分工時需有專人負責掌握（遊說）足夠的舊生出席， 使新生能面對面地發問，儘快認識陌生的環境。此外，經費的運用及繳交金額需小心控 制，使新生覺得合理，日後才會繼續對同學會活動給予支持。 送舊是常被同學會忽略的活動，一方面接近期末，有考試壓力；另一方面同學會一年來 活動將告尾聲，而同學也多忙於為前程打算；建議將其與改選合辦，有承先啟後的寓意 ，並可在事前製作即將畢業同學的名錄，留下未來動向及在台灣的地址，以便日後可繼 續聯絡，甚而如耶魯等校還設立了台灣校友會，定期舉辦聯誼，除交換資訊外，更可藉 此相互切磋，把茶敘舊。活動方式以茶會較適合，可安排舊生發表求職心得及學習感言 ，除了慶祝畢業外，也可為學弟妹指引一些方向。 二、中國年節慶典活動 中國人，是個重視傳統的民族，而由於歷史的悠久，年節的意義深遠，慶祝活動皆具有 特色，成為生活中不可或缺的一環。遊子離鄉在外，每逢佳節倍思親，同學會可藉舉辦 小型會餐使同學團聚一堂，抒解鄉愁；或舉辦大型活動，配合靜態展覽、食物品嚐（中 國的節慶多與特殊食物密不可分）及晚會等，使外國人感染歡樂氣氛，並藉此傳揚中華 文化，打響同學會在校內的知名度。 若要舉辦展覽，可向同學徵求相關書籍圖片、或向文化組、華僑文教中心等地洽借，食 物品嚐會時可就各美食製作過程及原料、做出英文簡介，用餐之餘亦可在知識上有所收 穫。晚會部份另有專節探討，並可參考「親善大使•捨我其誰」一文，在此先就小型會 餐予以說明。 一年中計有新春、元宵、端午、中秋、冬至、除夕等民俗節慶（當然，國慶也是不能忘 記的），同學會在選擇時需先考慮到可使用之場地、收費方式、活動流程、（是否大家 一起做或買現成的）、經費預算等，再分場地佈置、採買、甚至交通接送（若場地偏遠 ，需先設集合點）等組，會場需有至少一人控制氣氛、串場及時間。此類活動需先設定 報名期限以確定人數，便於準備食物分量，以免屆時有吃不夠的尷尬或吃不完的浪費等 情形產生。 三、體育競賽與活動 在繁忙的課業壓力下，同學們的身體健康也是需要注意的，美國的大學，多有設備不錯 的GYM可供使用，且不需額外收費。同學會可訂下固定的時間（如周五傍晚），呼朋引伴 ，大家一起來運動。 首先，每種球類最好有一人負責球具張羅及人員聯絡。其次，每學期可舉辦一次球類競 賽，切磋球藝。除了排球、籃球、羽球、桌球、回力球、網球外，遊泳也是很好的運動 。若學校場地許可的話，周末更可結隊練習壘球、飛盤等戶外活動，馳騁在藍天綠野之 中。也可聯絡鄰近其他學校，舉辦聯誼比賽，除了認識朋友外，球技必會更加精進。此 外，看球賽更是極好的運動，能深入美國人生活的重心，除了眼部運動外，激動的吼叫 及討論更是聲帶運動，一舉而數得。 四、旅遊 「行萬里路，勝讀萬卷書」，同學負笈來美，除了學識上的研究外，更須把握機會四處 遊覽風土人情。會內幹部可以事先研究校區附近之名勝古蹟，分別辦理一日遊或長假的 旅遊活動，提供同學在課餘時的休閒活動。 短期旅遊： 一日遊的活動彈性很大，可依各地之實際環境如以選擇，如：採水果、釣螃蟹、划船、 烤肉、賞楓等。採水果依不同的季節有蘋果、櫻桃、水蜜桃、南瓜，是趟經濟實惠之旅 。 辦理此類活動需注意路程調查、製作地圖、車位分配∼∼如果同學的車輛數不足，須另 外租車時，要將補貼開車同學的費用一起攤平，時間控制、食物的準備或飲食點、休息 點的尋覓，也是主辦人需留心的。 長期旅遊： 二、三日遊的活動，由於有住宿問題，最好有人能先行探路，確定里程、時間、休息點 、旅館等問題，以租借中、小型Van為優先考慮∼∼避免產生私人車輛出問題的善後糾紛 。長程開車，容易疲倦，需要安排可換手的司機。 同學會需事前製作路程說明（高速公路的銜接點、號碼及出口、方向）及詳細地圖、遊 覽地點之概略簡介、每站到達的預估時間及停留長短、特殊配備（如滑雪、玩水）等注 意事項，一定能更盡興地遊玩。如能在當地找到同學擔任嚮導，或聯絡其同學會（如Bost on、DC）提供資訊與協助，就不會入寶山而空手回了。 在旅途中，要提醒同學守時守法的習慣，免得因一人而延誤行程或發生危險，那就不是 主辦者所願意見到的。最後，為掌握人數，長期旅遊最好能於報名時即收繳報名費，以 免過多人變卦，臨時不能成行，或導致同學會需負擔不少的訂金，而產生同學之間的不 愉快。 五、電影放映 放電影，首先需和有關單位(紐約中華新聞文化中心，或紐約華夏文化中心) 聯絡好片源及放映時間，避免臨時更改；其次確定放映場地及撿查所有之設備，免得臨 時出岔錯，大家乘興而來、敗興而歸就不妙了。 電影放映，一向是頗受中國同學歡迎的活動，所費不多也省人力，如果影片附有英文字 幕，還可以扮演國民外交的角色！若放映場地設備良好、交通方便，甚至可以廣加宣傳 ，吸引附近居民前來，酌收費用，以充實會內之經費來源，可說是皆大歡喜，獨樂樂且 眾樂樂呢！ 六、餐會 餐會可分正式與非正式。正式者向校外餐廳訂餐，多有附帶用途，如討論會、演講等， 所費不貲，可與餐廳商量替其刊登廣告以換取折扣優待，並需留心份量控制。 非正式者以Pot Luck型式進行，每個人準備一道菜，菜色豐富且變化多端，會內只需準 備紙盤、紙巾及飲料，同學除飽食家鄉口味外，也可藉此切磋廚藝，交換食譜，若能借 到卡拉ＯＫ等娛樂設施，更可增添場中的熱鬧氣氛，用來舉辦每月慶生，是相當合適的 。 七、晚會 提起晚會，好似千頭萬緒，不知從何準備起，所以，準備的時間通常要稍久些（三個月 至半年）。 首先需分成場地佈置、節目設計、公關聯絡、攝影錄影、現場招待等組，分頭進行，定 期會報。 場地佈置要依實際舞台尺寸大小及經費預算加以設計，若校內有相關科系，如舞台設計 及劇場，可請該系同學施予協助指導，也可使他們利用機會發揮所長；更可製作相關的 民藝飾品，妝點會場四周，增加屬於中國的情調。 在節目設計方面，可儘量網羅校內外各方人才，不論歌、舞、樂器演奏，務求涵蓋面更 廣且多樣化，加上主持人的串場介紹（需事先撰寫中、英文台詞並排練），必能使會場 洋溢歡樂的氣氛。 公關聯絡則需將邀請函送至校內外各有關單位，慎重邀請其蒞臨參加，對會內日後活動 舉辦甚至經費補助，都會有想像不到的助益。 此外，更可製作傳單，或在校園報紙刊物刊登相關消息或廣告，除能吸引外籍朋友參加 ，同樂一堂之外，更能藉此將同學會的名號打響，使他們不致小看中國同學會的力量。 八、校際聯誼 有朋自遠方來，不亦樂乎！尤其在美國這個人生地不熟的國度，如果能跨校舉辦互訪等 聯誼活動，除了可以打破校園的隔離，多了解其他學校的生活情形，交換經驗外，更是 相互琢磨，結交各方英雄豪傑的好機會。 各校若有心辦理，可趁會長會議時互相認識，商討可能性，邀集二校互訪，或多校共同 聯誼由每校輪流舉辦，成立籌備小組，擬訂時間表及工作流程，逐步開始分工運作。 任務分配可分總幹事進行全盤掌握、導遊組、活動組、運動組、餐飲組、接待組等，時 間以一日往返最為理想。經費方面可向校內外各單位申請補助及向畢業校友募款。辦理 時若車程較遠者需盡早安排住宿問題，招待及導遊同學最好能先開會達成共識並製作工 作手冊，活動內容除校園參觀外，更可有球類競賽、康樂聯誼、舞會助興，使這些來自 同鄉的遊子均能賓至如歸。 九、舞會 倘若校內有適當的場地及設備，辦舞會也是同學會不可缺少的活動，除了能讓同學們抒 展筋骨外，同學會更可趁此良機酌收門票費，是充實會內財庫的大好機會！若宣傳得宜 ，校內校外，不論膚色種族，都會聞風而來，跳舞嘛！只要有耳朵有腳，均可隨著音樂 擺動，除了可以開心地踩地板外，也能認識新朋友，更是極佳的有氧運動。 辦舞會時，需有專人負責佈置場地、檢查燈光是否足夠或需另外洽借搭設、邀請的ＤＪ 需能控制場面及樂曲的銜接選擇、地板是否得灑上滑石粉或痱子粉、是否有販賣機可供 同學購買飲料或是免費提供，相信注意了這些細節後，加上猛力的宣傳（打電話給外校 會長，發會訊，貼傳單等），每個同學會都可辦出熱情有勁的狂歡夜！ 十、演講、學術研討會及其他 除了上述活動外，同學會可配合其他單位主辦或協辦演講等學術活動，如邀請校內各系 教授、同學就其研究專長或技藝專長舉行小型研討會或座談，除了讓同學牛刀小試外， 參與者也可因此而獲得課本外的知識。 至於講題的內容，可以包羅萬象，以下選列各校曾辦過的一些頗受歡迎的講座，會長可 加以參考選擇：風水與中國建築、免疫與健康、當前在國外攻讀博士學位的意義與出路 、經典電影討論、為何美國製藥業能成為世界第一、從全民健康保險談台灣社會轉型、 談舞蹈欣賞、腦的演化、新移民法保險法等。除了可就學有專長的教授、學長等廣加邀 約外，更可發掘有興趣的專題，請校外專業傑出的華裔人士，蒞校演講，也是另一種的 教學相長。 此外，也可依同學會需求舉辦活動，如：剪髮示範、拱豬比賽、青訪團活動、佛學講座 等，所謂活動之多，無奇不有，不應有巧婦遇無米之炊的窘境，只是巧妙各有不同，視 主辦者如何巧思地加以靈活運用。 貳、費用計算與收取 經費就像是食糧與能源，缺少了它，活動就無法進行，因此，每項活動在舉辦前須擬妥 預算表，並酌列雜支費以供不時之需，約集三、五幹部一同審查是否有遺漏，所謂集思 廣益，也可免得事後追加。然後依照預算列出每人應繳金額，此時，若同學會以收會費 區別入會與否，則須在費用上有些微區別，一方面刺激同學入會意願（如紐約大學同學 會，上學期每辦一次活動皆有不少人入會），另一方面可使會員資格更顯突出。 同學會在舉辦旅遊活動時可採取多退少補的方式，彈性較大，並預收報名費，避免同學 臨時變卦，產生額外開銷；若辦理大型活動要對校內或校外申請請經費補助，則需及早 提出，以免公文傳送上的耽擱，也才能充份掌握手上可使用的經費來源。 至於某些活動，耗費較少，同學會可提供全額補助，免費參加；有些活動則可小賺一筆 ，補貼不足。總之，會長需權衡得失及財務狀況，斟酌收取費用，使會內財庫不致唱空 城計或透支才是。 參、宣傳 活動如果缺少了宣傳，辦得再好，參與率還是很難提高。宣傳可分平面與動態，也就是 文字與口耳相傳。一般活動可藉會訊在會內散發，或請鄰近學校在其會訊加以刊登，或 以E-mail免費傳播，另外可發新聞稿請校內報紙予以刊登，若在該城市有中文報發行， 亦可嚐試聯絡。 若經費許可，可以製作小型傳單、海報，四處散發、張貼，以壯聲勢。口耳相傳，有時 比文字來得有效，可請幹部及熱心的同學打電話邀約，呼朋引伴，出席的意願一定會增 加不少。 肆、經驗的累積與傳承 剛開始接辦活動的人最害怕的就是千頭萬緒，不知從何理起，或根本無跡可尋，一片空 白；好不容易漸上軌道，得心應手之後，又要卸任了，所以，同學會的經驗累積及檔案 管理也是一門學問。可以設立文書組，專司資料整理。一來可以督促主辦同學在活動結 束後，留下相關資料及心得報告，使日後辦理同類活動的同學能事半功倍；此外，也可 負責同學檔案的修改補訂，隨時掌握最新的同學通訊錄。 經驗的傳承是日積月累的，慢慢地就可以建立相當規模的資料庫，造福學弟妹。以前曾 受人照顧，今日反哺提攜後輩，是天經地義的，也是同學會存在的另一目的。況且，將 辦過活動的相片、文案入檔整理，對同學會信用度的累積也有助益，日後申請經費補助 時亦可佐以實證，增加說服力。所謂薪火相傳，也就是在多年媳婦熬成婆後，讓新的媳 婦少吃些苦頭，鼓勵新人出頭為同學服務，何樂而不為呢！□