同學會的組織與經營 壹、同學會的功能 近幾年來，台灣經濟突飛猛進，出國留學的人數顯著增加，留學生的素質和程度也因為 我們的社會結構改變而和以往不同。加上小留學生人數的大增，及大陸學生學者聯誼會 的突顯，在美各大學校園內的中國同學會，因此種留學生層面和結構的改變，而比以往 更複雜而多元，相對的，身為一個同學會會長，其責任也無形中加重了許多。 一個同學會的會長，理論上除了對內領導結合同學會的幹部及成員，協助同學解決各種 困難，並組織協調辦好各項活動，對外則擴大同學會接觸層面，和學校其他團體及社區 僑社，建立良好的關係，讓同學會能在同學、校區及校際間，扮演舉足輕重的角色。換 句話說，會長的角色與使命，是如何領導並善用組織，有效的發揮同學會的功能。 那麼同學會的功能是什麼呢？狹義的說，它是服務同學，並負責聯繫、聯誼的工作。廣 義的說，它負有在校園及社區間推展文化交流的使命。更具體的講： 一、同學會內部： １、介紹新生認識環境，幫助其早日進入正常的學習狀況，並為其解決剛至異地生活上 及學業上的困難。如接機、Big Brother and BigSister。 ２、瞭解同學們的需要，並根據其需要舉辦各種不同的活動，在活動中讓同學們彼此認 識、相互照顧、增進友誼。如發行刊物、舉辦影展、旅遊、旅行、晚會、舞會等。 二、校內： １、校內舉辦大型活動，讓活動參與層面擴及至全校園內，以達文化宣傳效果。如大型 的影展、文物展覽、大型的晚會表演及學術研討。 ２、和校方行政單位保持聯繫，建立良好的關係。萬一同學發生任何問題，如車禍糾紛 、種族衝突等，需要校方出面解決，則可由同學會出面，以團體的力量和校方交涉，做 為同學和校方之間的橋樑。 ３、和其他社團建立良好的關係，進而合辦活動，增廣同學會的參與層面，及同學的接 觸空間，也藉此機會展示中國文化。如各校經常舉辦的國際週，應主動爭取參與。 三、校外： １、和校外其他學校的中國同學會互通訊息，如果學校之間的距離不遠，可以合辦校際 活動，或互邀參加對方的活動。如此不但可豐富同學會的活動內容，也可以增廣同學們 的接觸範圍，如：刊物的互寄、夏令營、冬令營的合辦，晚會節目的合辦或互相提供表 演節目等。 ２、和校外當地僑社建立良好的關係。僑社辦活動需要同學會幫忙時，在人力支援許可 下，不要吝於支持協助。相對的，同學會辦活動，也可尋求僑社的協助，建立良好的合 作關係。如辦晚會、迎新大活動，同學會通常需要經濟支援，在這方面僑社通常可以給 予很大的幫助。 貳、同學會的組織 既然同學會在校內校外，能發揮如此大的功能，那麼如何才能有效的把此功能發揮得淋 漓盡致呢？健全的組織和明細的分工是必要的。在規畫組織之前，首先要注意下列三點 ： 一、要設定同學會的目標、方向，和在校內外所要扮演的角色。因為一個組織的結構大 小是根據其角色的不同及工作量的多少而設定，譬如小的組織，會長本身可能身兼公關 及募款。但大的組織，工作量多，公關及募款工作都必須由專人來做。 二、角色定位後，設定組織架構，分工要清楚，每個幹部做什麼事一定要紙上作業，並 明訂工作細節，讓每位幹部本身瞭解自己所扮演的角色，清清楚楚的知道自己該做什麼 。譬如公關是對外，聯絡是對內，那麼公關的對外是校園之間或校際間，都應該很清楚 的寫下來，並加以執行。 三、組織分工清楚後，會長要找適合的人做適合的工作。譬如，公關人員需要是一個活 潑大方、懂得待人接物、充滿熱情及活躍的同學擔任。相對的，財務必須由公正無私、 負責盡職、有開源節流觀念的同學來擔任比較適合。如此，人盡其才，可以達到事半功 倍的效果。 基本上，健全的同學會組織架構，應有下列幾項： 一、會長：綜理會務，規畫協調活動的進行，並主持各項會議，代表同學會參加外面的 事務。他應是一位細心、有條理、肯犧牲、負責、具有領導能力的同學。 二、副會長：協助會長綜理各項事務。會長不在時，代表會長執行職務。副會長可以視 同學會的大小，增設一、二名。他應該是懂得進退、樂於協助他人，必要時也能獨當一 面的同學。 三、活動組：負責每項活動的策畫和執行。他必須能力很強、幹勁十足、不怕麻煩、且 能獨當一面，並且和會長保持密切的聯繫，隨時讓會長瞭解工作進度。 四、公關：對外和其他社團的聯繫，並和校外各僑社、機構商行保持良好的聯繫接觸， 經常代表同學會在外打頭陣。他應該是一個大方、外向、懂得言談技巧，知道如何把同 學會介紹出去，並促成同學會和其他團體合作的同學。 五、聯絡：其工作和公關是一體兩面，但它負責對內聯絡。如何讓同學會的活動內容及 會務狀況傳達到每一個會員身上，是以刊物，或電話聯繫或寄發活動通知：：等，完全 視同學會的人力資源而定。這個職位應該是由熱心勤奮、任勞任怨的同學來擔任。 六、總務：負責同學會內部及各項活動所需用品的準備。譬如：大至場地的租借、舞會 ＤＪ的聯繫，小至活動時，座椅的安排、食物購買等。他應該是不辭勞苦、頭腦清楚、 能夠化繁為簡、並懂得節流的同學。 七、財務：財務工作小至登記同學會的開銷、進帳等帳目，大則控制活動預算，隨時提 供會長財務報告，根據同學會的財務情形，建議會長每次活動的可行預算。對於全學年 度的預算一定要控制得恰到好處，同學會的財務狀如有赤字，他必須負責部份責任。通 常這位同學應是就事論事、清廉無私的理智型人物。 八、學術：刊物的編排設計、海報的製作、宣傳資料的擬定，這項工作非常重要，他的 東西一呈現出來，是同學會外表給人的第一印象。他本身具有宣傳的功能，所以此人應 是具有藝術修養，對感覺的表現，及視覺的效果應具有獨到的品味。 九、祕書：其工作是協助會長整理同學會的資料檔案、會議記錄、收發信件。他是會長 的左右手，可以隨時提供會長所需的資料。這位同學應是認真用心、默默工作、有耐心 、熱心、肯犧牲的同學。 以上所述，應該是同學會基本的組織概況，通常可以視同學會的大小而做一些調整。有 些同學會組織龐大、活動又多，他們就會找一個說服力強，在外關係良好的人負責專門 籌款的工作。當然更有心的同學會，會附設一個研究發展組，負責每次活動的意見調查 及評估報告，並建設性的提供改進的方法。 參、領導藝術 有了完善的組織，如果沒有一位懂得運用組織的領導者，那麼組織仍然形同虛設，做起 事來也會事倍功半。領導本身是一門藝術，它有待會長從實際的經驗中去學習。會長應 該不是一個高高在上，只是主持會議，分工完畢後就什麼事都不管的人。會長應該： 一、和幹部工作在一起，瞭解每個人的個性、工作情形、和工作能力，並隨時給予打氣 鼓勵。 二、信任負責活動的幹部，適時給予肯定，並在必要時全力協助。 三、特別關心幹部及幫忙同學的功課情形。因為我們都是學生，絕對不要為了活動而耽 誤了大家的功課。 四、掌握工作進度，在活動進行中，協調各部門，免得造成有些幹部工作份量太重，有 些幹部則閒著沒事做。 五、除了和幹部工作在一起外，也要抽時間多和同學們接觸，瞭解他們的需要。同時也 發掘一些熱心、有能力、肯為同學效力的人，加入同學會的幹部群。 知人善用是重要的原則，通常身為同學會會長的人並不需要很聰明，但誠懇、品德好、 熱心、肯犧牲、條理分明，且具親和力，是成功的會長必備的條件。 肆、章程 會長除了注意會務的進展情形，同時也要對同學會的章程瞭解透徹，並在必要時，根據 同學會的發展，配合實際需要來修改章程。章程是同學會的規範，它決定同學會的方向 、特質、組織概況、及操作準則。同學會成立之初，訂定章程，基本上應該包括下列幾 點。 一、決定同學會的「名稱」：依照同學會的特質及在學校中扮演的角色訂定名稱。 二、訂定同學會的「目標」：它可能只是單純的為同學服務，也可能是具有文化教育功 能的團體，或具有學術研究傾向的社團，其目標一定得明訂。 三、「會員資格」及其「權利」和「義務」：有些同學會限制會員必須是來自台灣的同 學。有些則包括來自大陸、香港、新加坡、馬來西亞的華人。有些則凡是該校同學都可 加入。會員資格要寫下。會員的義務，譬如會費的繳交，其權利如參加活動免費或比非 會員便宜，應有會長選舉權及被選舉權等。 四、有關內部「組織」的設定：如會長如何產生，重要幹部的產生過程，是選舉或指派 都要明訂，會長下設幾個副會長、幾個組，每位幹部的負責工作及其範圍一定得清楚的 寫在章程上，還有任期是一學期或一年也要清楚的記載。 五、選舉：會長選舉的時間，方式、會長選舉及被選舉資格，是記名投票或無記名投票 ，是三分之二得票數或過半數當選等一些細節。 六、章程修改：如章程因與實際狀況不合，需要修改時需有多少人提出，出席人員必須 是同學會現有人數達半數或三分之二，才可召開。與會人員的三分之二或過半數才可通 過章程修改，這些都需要列上。 以上所述是最基本的章程架構，當然同學會可依其特性及實際狀況加上許許多多不同的 細節。 伍、學生顧問及指導教授 另外有一種人和同學會息息相關，並在同學會裡扮演很重要的角色，他就是外籍學生顧 問。通常外籍學生顧問是負責傳達移民局的法規，並對法規在外籍學生所產生的影響和 限制，做執行的工作。同學如對法規不甚瞭解，或違規之後，都可以向外籍學生顧問尋 求解決方法。通常他們很樂意幫忙同學有關出入美國的進關問題，如I-20的簽發。有些 學校、外籍學生顧問直接就負責輔導外籍學生社團。基於這樣一層密切的關係，同學會 無論如何一定要和外籍學生顧問保持良好的關係。具體的做法如下： 一、協助外籍學生新生訓練工作。學期初正是外籍學生顧問最忙碌的時候，同學會應盡 量找同學義務幫忙。 二、主動幫忙，並參與由外籍學生辦公室所舉辦的校內國際性社團活動。一方面表示我 們對校內活動的支持，同時也可藉此介紹同學會給校園其他種族的學生團體。 三、同學會舉辦任何活動，一定要以信函或電話邀請外籍學生顧問參加。大型的活動， 會長更應出面邀請其出席，讓他知道同學會真正在做事，以後要求幫忙也比較容易。 四、當然，同學會需要幫忙，不必客氣，請他幫忙或要求給意見。 五、教育部每年都會邀請部分外籍學生顧問訪華，同學會可以向文化組推薦與同學會關 係良好、熱心協助同學的學生顧問。一旦他們訪華回校，彼此關係會更加親近。 和外籍學生顧問相處好，往往會得到意想不到的幫助，譬如，校內大型場地的租借，如 有外籍學生顧問出面，不但比較容易租到，有時也因其參與可得到免費租借的好處。還 有新生名單的事先獲得也都須要外籍學生顧問的幫忙，所以千萬別忽略其重要性。 除了外籍學生顧問外，通常同學會可以依實際狀況再聘請一位指導教授、有些大學來自 台灣的教授不少，同學會可以選擇熱心活動、關心同學、在該校待的時間長、在校內外 具有影響力的華裔教授當同學會的指導教授。有活動不要忘了請指導教授提供意見。碰 到困難，可以請指導教授出面解決。由於他接觸層面廣，豐富的學識和生活經驗及良好 的人際關係，可以為同學會直接或間接的解決許多問題，可以減少同學會摸索的過程。 為什麼要選擇華裔教授呢？因為華裔教授有著我們同樣的出生背景，比較容易瞭解我們 的需要，並協助我們調適文化差異。如果實在找不到適合的中國教授，也可以找教東亞 文化的教授或其他熱心公益、和善、肯花時間在同學會的教授來參與。 陸、幹部培育和傳承 為了讓同學會不因新舊會長及幹部的交接期間產生斷層（甚至長期難產），平時幹部的 培育是很重要的。當然，最好的時機就是從新生接待就開始。 由於新生剛來到一個陌生的環境比較依賴同學會的幫忙，身為會長的自然有許多機會和 新生接觸。在頻繁的接觸過程中，可以觀察並選擇比較熱心公益的同學加入同學會的工 作群，依照其個性讓其和各組主要幹部工作在一起。如此一來，不但可以減輕幹部們的 工作量，同時也利用這機會帶他，教他。相信半年下來，從不斷參與過程中，必能熟能 生巧，進而獨當一面。當學期末了，新的會長上任後，這批當初的新生，必然成為未來 同學會的主要幹部。如此一來，傳承過程必然順利，所以「新生是同學會的未來」一點 都沒錯。 幹部的培育過程是漸進的： 一、開始時請其幫忙一些簡單的雜務，如其不計其煩接著。 二、讓其當主要幹部的助手，跟著學習一些規劃及執行的工作，如工作積效好，學習得 快，就可以。 三、分派簡單的工作，讓其獨當一面，同時請主要幹部從旁協助、引導。 當然對於一些能力特強、表現特殊、工作熱心的同學，可以讓其參加由文化組主辦的會 長聯席會議，及海工會的夏令研討會，擴大其接觸，培養其為領導人才，進而輔選他為 下任會長。 柒、時間管理 留學生來到美國由於語言的障礙，通常要比想像中花更多時間在功課上，所以時間對同 學們來講是非常重要的。為了讓幹部們有足夠的時間專心唸書，同時也能享受參與籌畫 課外活動的樂趣，會長在活動的規畫管理及時間的應用上要特別注意： 一、量力而行，衡量同學客觀的人力物力條件，訂定合理的活動計畫，以免把自己累垮 ，又嚇壞別人。 二、工作分配要得當，選擇適當人選做事可以達事半功倍的效果。 三、廣延人才讓更多的同學參與，每個人做一小部分的工作，如此工作量不太重，時間 不必花太多，大家必可全力以赴。 四、隨時瞭解工作進度情形，及幹部學業狀況並做適度的調整，讓準備考試或趕報告的 同學在必要時停下工作，專心讀書，而讓沒有功課壓力的幹部在必要時多費點心。 會長的工作就是綜觀全局，調兵遣將，讓整個同學會在有計畫有組織，協調得當的狀況 下為同學們做最好的服務。□ 現特殊、工作熱心的同學，可以讓其參加由文化組主辦的會長聯席會議，及海工會的夏 令研討會，擴大其接觸，培養其為領導人才，進而輔選他為下任會長。 柒、時間管理 留學生來到美國由於語言的障礙，通常要比想像中花更多時間在功課上，所以時間對同 學們來講是非常重要的。為了讓幹部們有足夠的時間專心唸書，同時也能享受參與籌畫 課外活動的樂趣，會長在活動的規畫管理及時間的應用上要特別注意： 一、量力而行，衡量同學客觀的人力物力條件，訂定合理的活動計畫，以免把自己累垮 ，又嚇壞別人。 二、工作分配要得當，選擇適當人選做事可以達事半功倍的效果。 三、廣延人才讓更多的同學參與，每個人做一小部分的工作，如此工作量不太重，時間 不必花太多，大家必可全力以赴。 四、隨時瞭解工作進度情形，及幹部學業狀況並做適度的調整，讓準備考試或趕報告的 同學在必要時停下工作，專心讀書，而讓沒有功課壓力的幹部在必要時多費點心。 會長的工作就是綜觀全局，調兵遣將，讓整個同學會在有計畫有組織，協調得當的狀況 下為同學們做最好的服務。□ 局，調兵遣將，讓整個同學會在有計畫有組織 ，協調得當的狀況下為同學們做最好的服務。□