談同學會的經營與管理 一般而言，留學生來到美國的大學就讀，不外是為了追求新知、獲得學位，追求理想的 實現。然而在課業繁忙的求學過程中，有不少事務是值得同學們去參與、學習的。同學 會組織就是一個綜合學習待人處事和課餘休閒的殿堂。 一般較有組織的同學會中，都訂定有該會憲章或組織章程，其中列有該會宗旨、組織架 構、會員之權力與義務、幹部選舉罷免法︰︰︰等等。儼然是一行政部門，或類似一公 司行號。而大多數的同學們較關心的則是：到底同學會能提供同學們什麼樣的服務？會 員會費該繳多少？或免費？會員在同學會的通訊上刊登租屋或售賣之類的廣告是免費或 是要收費？筆者以為，同學們應有一個體認∼∼同學會是以服務為目的而非營利性的組 織。同學會的幹部們都是義務地為同學們服務，不少人仍得兼顧課業的壓力。大部分同 學對這費力又費時的工作，總是興趣缺缺，敬而遠之。無怪乎，常有同學會幹部群「難 產」的情形發生。然而，若能有有心、有幹勁的同學投入，運用一些「經營與管理」的 理念，也確可使同學會的運作有條有理而造福大家。以下就談談同學會的經營與管理。 首先，為什麼同學們的參與感低落？活動為什麼辦不起來？年復一年，各校同學會的活 動常因人力、時間缺乏而盡量予以簡化，一般較例行的活動如春節慶祝活動、國慶、迎 新、電影放映、舞會、郊遊烤肉等︰︰︰等。由於美國的娛樂休閒設施較為完善，同學 會可善加利用。例如，騎馬、划船、開汽艇、手槍射擊、各種球類運動、釣魚、游泳、 各類音樂晚會，更有在台灣被視為昂貴的休閒活動，而在此乃較大眾化的高爾夫球等等 。同學會除了盡力開發娛樂休閒方面的空間外，也不可忽略活動的品質，要準備工作齊 全，活動有內容，則不論活動的規模大或小，皆可提升同學們的參與感。 為求在極有限的人力、時間下舉辦一些「實實在在」的活動，其前提是同學會幹部群要 清楚的訂出重點活動，及早通知同學們，使大家有所準備。對於重點活動之策劃、執行 ，可參考以下之程序： 一、訂定重點活動要集中火力 依據同學們的意見反映、以往活動舉辦情形、財務預算、人力資源，經同學會幹部討論 分析後，擬定同學會幹部任期內的主要活動。活動不宜太多、太瑣碎，應集中火力於重 點上，約一、二項即可。重點活動訂定後，要積極與同學們溝通，使他／她們知道活動 的內容及特色，而激發參與感。 二、擬定分工範圍 舉凡公關、宣傳、財物、安全、文書、技術人員、採購等分工事項，可依幹部意願或專 長予以劃分，授權各活動負責人，使之各有可開創的空間。當然會長之任務主要仍是聯 繫工作，使每一項工作密切配合，如此不僅使活動之成功率增加，也鼓舞了同學們的參 與感與工作人員的成就感。 三、活動之準備與執行 每一分工負責人宜及早完成準備工作，彼此保持聯繫，注意進度之配合，遇有問題向會 長反映，尋求解決辦法。各項分工不妨將工作範圍，項目做一條列式檢查表，將每一步 驟整合起來。每減少一項細節疏忽，便多增加一分品質。執行時，注意氣氛的培養，臨 時事故的處理。讓同學們明瞭自己及他人如何貢獻心力給同學會，促進同學間互動的和 諧，使同學們更能融入同學會中。 四、活動之檢討與紀錄 活動之策劃文件、籌備過程與活動之現場紀錄，皆可作為以後辦活動的參考。例如，費 用之申請、人員之接洽、場地之租借、各類注意事項之提醒。同時應將舉辦之成果透過 適當之媒體傳遞給同學們及贊助單位，以示有始有終及負責任。 除了較大型活動外，同學們仍可藉由小型活動來互通情感。例如，共進午餐、晚餐、合 唱團、國樂社、佛學社、查經班、橋藝社聚會，舉辦學術討論會，組成各項球類隊伍。 除此之外，留學生太太亦可組成「後援生力軍」，協助同學會對外進行「文化出擊」， 例如，各項校內、校外展覽所需之手工藝作品之提供、烹飪、義工等，不僅能擴展生活 領域，結交異國朋友，更能藉由參與而使留美生涯更多彩多姿。同學會應主動關懷，協 助這類社交活動。 同學會之開銷除一般行政事務費外，亦視活動之規模與內容而有不同程度之支出。開源 節流之原則應予以重視。依靠會員繳交的會費雖不無小補，但仍有部分財源需要向外界 爭取。例如，校方負責學生生活與活動的部門，可以依程序填表申請，有些負責同學以 手續較繁為由放棄了這項財源。需知，每位同學於註冊時繳交雜費，其中便有不小部份 歸於學生組織活動，不宜捨棄。另外亦可向北美事務協調會(Coordination Councile for North American Affairs,簡稱CCNAA)各所在地辦事處申請經費補助。筆者建議活動主 辦人應作好預算及活動內容之計劃書，於申請時一同呈遞。活動結束後將成果具體報告 ，這是對我們國家納稅人民的一點交代。同時同學會亦可向學校附近的中國餐館、超級 市場、銀行︰︰︰等尋求贊助，如在同學會刊物上登廣告（收費視下列而定：刊登篇幅 、發行份數、發行次數、刊登媒體∼∼節目單或活動進行時予以口頭廣告）、贈送同學 會摸彩禮品等。同學會應以誠信（誠懇、信用）與商家行號溝通，建立良性互動關係， 為同學們謀些福利。經由多方的籌措，同學會的經費將更充裕，能予活動之舉辦強力支 持。尋求財源贊助是一項具挑戰性的工作，有成功，有失敗，但人際關係之培養卻是一 項不可預知的收穫。 提及同學會對同學們的服務項目，範圍廣泛，舉凡：尋職、徵褓母、搬家大拍賣、欲購 特殊物品、租屋︰︰︰等，同學會可將此類訊息刊登於通訊(Newsletter)上之服務專欄 ，畢竟同學們同文同種，在生活型態及日常需求上較類似。另外最具意義，亦最耗時費 力的服務便是新生接待工作。從接機之安排、代尋住所、至銀行開戶、到校選課、購物 ，到申請電話、水電、瓦斯︰︰︰等，可謂五花八門。筆者所在之學校便將此類需知編 輯成冊，稱之「新生輔助手冊」，足足有六、七頁之多，對協助新同學們及早適應環境 有相當功效。當然，那些熱心願意付出關懷的同學，更應受到肯定。一般接機工作若有 人手不足之慮時，可商請所在地之華人基督徒予以協助。 最後該確認的是，同學會是大家的，經費是屬於每一名會員的，只是交由一群熱心、義 務從事的同學來管理。也因此，每位會員對每一分錢的收入與支出有知道的權利。故應 將各項收入支出向同學作一定期報告（詳細帳目則由財務保存，以供查閱）。在同學們 付予信任及同學講求公信力的互相配合下，窒礙難行的同學會工作便得以順利進行。□  最後該確認的是，同學會是大家的，經費是屬於每一名會員的，只是交由一群熱心、義 務從事的同學來管理。也因此，每位會員對每一分錢的收入與支出有知道的權利。故應 將各項收入支出向同學作一定期報告（詳細帳目則由財務保存，以供查閱）。在同學們 付予信任及同學講求公信力的互相配合下，窒礙難行的同學會工作便得以順利進行。□ K得以順利進行 。□